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文件归档整理工作程序简表


来源:市档案局    编辑:中国曲阜    发布时间:2009-10-22

序号

归档

步骤

工  作  内  容

标准要求

1

归档

鉴定

依照本机关《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》及收发文登记,认真清理收集,区分归档文件和不归档文件。对不归档文件适当处理(清退、销毁等)

要以为主,应该归档的材料齐全完整。

2

文件

分类

采用年度、组织机构(问题)和保管期限分类法。小机关一般采用保管期限-年度,大机关可采取保管期限 年度 机构(问题)”分类法。

分类清楚

相对稳定

3

按件

装订

1、修整:以为单位, 即:以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发件与被转发件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文为一件,正文与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导的签批条等为一件。确定后,再对每件检查,不合乎要求的要进行修裱复制、折叠、去钉等。

2、装订:三孔一线左侧装订,将文件的左、下侧对齐。

3、短期卷可以不拆除易腐性金属物、不装订。

整 齐

美 观

4

科学

排列

1、依据事由原则,即在最低一级类目内,把同一事由的相关文件排列在一起。同一事由是指一件具体的事、一个具体的 工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事故、一次纠纷、一个案件等。同一事由的文件先分级别(降序),再分时间(升序)。

2、不同事由的文件排列时,可按相近的靠拢、不同的分开的方法,按时间的先后顺序、事件的重要程度及具有的共同属性等分别集中排列。

界定事由要把握好。既要照顾事由,又不能唯事由而行。

5

盖章

编号

1、编号项目确定以后,要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上。归档章应盖在归档文件首页上端居右的空白位置,如果有领导批示或收文章等占用了上述位置可将归档章盖在首页上方其他位置。

2、在编写室编件号时,在分类方案的最低一层即同一保管期限内同一年度的文件从“001”开始编写流水号,市委办公室、市政府办公室同一保管期限内同一年度同一个问题的文件从“001”开始编写流水号,用耐久字迹材料填写。

逐件编号,

不漏项、不

重号,填写

无误。

6

有序

装盒

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,装盒内容还包括填写备考表,编制档案盒封面及盒脊项目等,在装盒中还应注意以下问题:

1、同一类别的档案根据数量多少,可装一盒或几盒。

2、不同类别的档案不能装入一盒内。

3、不同形成年度的归档文件不应放入同一个盒内。

4、不同保管期限不能混装。

盒号应按同一保管期限编一个流水号,即2008年永久、30年、10年档案分别从1开始,在编写下一年度档案时顺延,年度之间不断开。

盒脊、封面和 备考表填写完整仔细,盒的厚度适宜。

7

编制

目录

1、依据分类方案和室编件号顺序,按照分类结果,逐类、逐件编制目录,以为单位进行。在目录中一件即为一条条目,如机关的来文与复文作为一件时,在归档文件目录中只对复文进行编目。目录所包括的页数项填写一件文件的总页数。

2、填编写日期时(即文件的落款日期),应以8位阿拉伯数字标注如20080127。考证的时间加[ ]

3、目录肩部加注期限、盒号,目录以盒为单位断开,但件号顺延。

4、在打印归档文件目录时,一式三份,一份放入盒内,一份装订成册供查阅利用,另一份备用。

认真细致,力求全面准确,保持一致。

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